FORECASTING & Datenerfassung

Excel und die Cloud für innovative Planungsprozesse nutzen

Excel kann in jenen Forecasting- und Erfassungsprozessen zum interaktiven BI Frontend ausgebaut werden, in denen Excel auch bisher schon eine unverzichtbare Rolle gespielt hat. Beispielsweise wenn Planzahlen flexibel erarbeitet werden müssen oder wenn besonders stark veränderliche Planungsprozesse umzusetzen sind. 

Excel selbst hat keine Rückschreibefunktion auf Datenbanken, daher erfolgt die Umsetzung mit unserem innovativem Cloud Service data1.io. Dieser verbindet Excel mit einer Datenbank in der Cloud und ermöglicht die Datenerfassung in Echtzeit mit zahlreichen Workflow-Funktionen. Alternativ können mit unserem Linearis Excel Add-In auch traditionellere Planungsworkflows on-premise realisiert werden.

data1.io basierte Lösungen ("Excel + Cloud")

Unser cloud-basierter SaaS Dienst data1.io ist eine innovative Lösung zum Forecasting und zur dezentralen Datensammlung mit großen Benutzerzahlen. Als Frontend nutzt data1.io Excel, und zwar gleichermaßen den Excel Client („installiertes Excel“) als auch Excel Online („Excel im Browser“). Die Business Intelligence Funktionen und die Datenbankanbindung gelangen über unser data1.io Web Add-In nach Excel, dieses steht im Microsoft Office Store kostenlos für jeden Excel User zur Verfügung.

data1.io ist insbesondere für die folgenden dezentralen Datensammlungsprozesse ausgelegt: 

  1. Finanzdaten
    Einsammeln der monatlichen Sales Forecasts aus allen Sales Teams, der Financial Statements von den Tochtergesellschaften, der Kostenbudgets von den Bereichsleitern und vieles mehr.
  2. KPIs & Zielwerte
    Einsammeln der Zielwerte für KPIs jedes Teammitglieds auf wöchentlicher oder monatlicher Basis, je nach Bedarf können auch die IST-Werte für einzelne KPIs mit data1.io gesammelt werden.
  3. Projekt- und Vertragscontrolling
    Kontinuierliches Einsammeln der Projektdaten (Staffing, Stunden, etc.) und von Vetragsdaten (Mitarbeiter, Kredite, Leasings, Immobilien, usw.)

Jedem registrierten User steht eine Free Application mit bis zu 20 User kostenlos zur Verfügung – auf Lebenszeit! Nutzen Sie diese Gelegenheit und geben Sie uns Ihr wertvolles Feedback aus dem Einsatz von data1.io für innovative excel-basierte Planungsprozesse.

Excel basierte Lösungen ("Excel + SQL Server")

Excel hat (bis auf eine Ausnahme*) keine Rückschreibefunktion auf Datenbanken, daher haben wir mit unserem Linearis Excel Add-In und dem Linearis Datawarehouse die Möglichkeiten diesbezüglich erweitert. Unser Anspruch dabei ist, mit möglichst einfachen Mitteln viel zu erreichen und Excel lediglich als Frontend zu nutzen und als Backend ein relationales Datawarehouse  zu verwenden. Grundsätzlich sind dabei 2 Workflows zu unterscheiden:

Package-basierte Erfassungslösungen
Bei der Package-Erfassung werden die Strukturen auf physische Erfassungsdateien „aufgespannt“, d.h. bspw. für jedes Erfassungsobjekt automatisiert eine Erfassungsdatei erzeugt. Das hat den Vorteil, daß die Planenden technik-frei in „ganz normalen“ Excel-Dateien Daten erfassen (und dort auch Erweiterungen vornehmen können) und gleichzeitig das zentrale Controlling den Prozess vollständig automatisieren kann (Erzeugung der Packages mit dem PDF.Variator und Einlesen mit dem Verzeichnisimport des Linearis Datawarehouse).

Template-basierte Erfassungslösungen
Bei der Template-Erfassung wird idR eine xltm-Datei bereitgestellt, beim Öffnen durch den Planenden wird automatisch eine lokale Kopie erzeugt, die dann zur Erfassung verwendet wird. Die Parametrisierung kann automatisch erfolgen (bspw. Abfrage User und Periode) oder durch einen Auswahldialog (bspw. Auswahl zu planende Baustelle) erfolgen. Die erfaßten Daten werden dann wiederum über den Verzeichnisimport in das Linearis Datawarehouse eingelesen.

Die IST- und Referenzwerte werden in beiden Varianten mit dem Excel Standardinstrument Cubeformeln automatisiert integriert (sofern Referenzdaten für den Erfassungsprozess relevant sind).

* Mit Excel Pivottables können Writeback-aktivierte SSAS Cubes beschrieben werden, also zur Planung genutzt werden. Die Möglichkeiten sind aber so rudimentär, daß wir vom Einsatz dieser seit Excel 2010 nicht mehr weiterentwickelten Technologie abraten.

Planungskonzepte

Inhaltlich orientieren wir uns am Konzept der stufenweisen Deckungsbeitragsrechnung – Ist- und Planwerte werden auf jener Stufe erfasst, auf der sie tatsächlich verursacht und verantwortet werden – sowie an modernen Konzepten des rollierenden Forecasts und der Werttreiberplanung. Das Integrierte Reporting mit dem Kennzahlenkatalog bildet das logische Rückgrat für die Unternehmenssteuerung – hier münden selbstverständlich auch sämtliche freigegebenen Planungsstände zum Soll-Ist-Vergleich.

Ihre Vorteile

  • Excel als BI Frontend :: Excel wird als Datenspeicher abgelöst, die Planenden behalten Excel als hoch-effizentes Erfassungstool mit maximaler Formatierungs- und Formelflexibilität
  • Professionelle Lösung :: mit sicherer Verspeicherung der Planwerte in der Cloud oder im lokalen Datawarehouse
  • Fertige Templates :: fertige Showcases für Vertriebs-, Personal- und Konzerncontrolling
  • Integration der IST-Zahlen :: mittels Upload in den Cloud Service bzw. mittels Abfrage durch Cubeformeln aus dem Datawarehouse
  • Maximale Skalierbarkeit :: stufenlose Skalierung von 20 bis 1000 User
  • Offene Datenplattform :: Datenverbindung mittels ODATA in Echtzeit zur Verwendung der gesammelten Daten in Folgesystemen
  • Know-How Transfer :: mit dem EXCEL BI Training

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data1.io ist unsere innovative Cloud Anwendung zum Sammeln, Aggregieren und Teilen von Geschäftsdaten innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Projektbegleitung nach Bedarf

Gerne unterstützen wir Sie bei der Konzeption und Umsetzung Ihrer firmen-/abteilungsspezifischen BI Applikation sowie beim Review Ihrer bereits bestehenden Lösungen. Jede Form der Unterstützung ist möglich, vom Training über das Coaching und die schlüsselfertige Implementierung bis zum Projektmanagement. Wir freuen uns auf Ihre Anforderungen!

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Ihr Coach / Projektleiter:
Mag. Robert Lochner

robert.lochner@linearis.at

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