Planungsmappen automatisch aus PowerPivot mit dem neuen FLEX-Variator! verteilen

Mit dem brandneuen FLEX-Variator! steht seit heute das erste Produkt aus dem bevorstehenden Release 4.1 von FLEX-Reporting! zur Verfügung. Der neue FLEX-Variator! stellt jetzt ein eigenständiges Produkt dar, das in jeder Excel 2010 Umgebung eingesetzt werden kann!

Erstmalig können sämtliche Arten von Excel 2010 Master-Dokumenten iteriert werden – also neben cubebasierten Dokumenten können jetzt auch ohne weiteres PowerPivot-Dokumente als auch ganz normale Tabellen-Dokumente durch eine im  Variator definierte Stammdatenliste iteriert werden. Neu sind auch der Multi-Sheet Modus sowie die optimierte Verteilung per E-Mail und über das SharePoint Managementportal. Der neue FLEX-Variator! wird als FLEX-Reporting! Excel 2010 Add-In ausgeliefert.

Konkret sehen wir uns einen Fall an, in dem eine PowerPivot Desktop-Anwendung dazu verwendet wird, um für die Kostenstellenplanung die Planungsmappen für die einzelnen Planenden automatisch mit den Referenzwerten für Vorjahr und laufendes Jahr zu befüllen und per E-Mail im XLSX-Format zu verteilen. Die PowerPivot Desktop-Anwendung stellt unser sogenanntes Master-Dokument für die spätere Iteration dar:

Die Referenzwerte für IST 2009 (=Vorjahr), IST 2010 (= laufendes Jahr) und Plan 2010 werden bequem über Cubeformeln aus dem in dieser Datei hinterlegten PowerPivot Datenmodell abgefragt. Die Filterkriterien für die Cubeformeln sehen Sie blau markiert in der Abbildung, entscheidend für die Iteration dieser Planunsmappe wird der Buchungskreis, die Kostenstelle und die Lokalwährung sein. Die gelben Zellen sind die späteren Eingabezellen für die Planwerte durch die dezentral Planenden – das sind dann auch die einzigen ungeschützten Zellen dieser Arbeitsmappe.

Diese PowerPivot Master-Datei kann problemlos weitere Sheets wie hier ein Analyse-Blatt und ein Dashboard-Blatt enthalten.

Um jetzt diese Planungsmappe durch sämtliche – in unserem Fall sind es 64 – Kostenstellen zu iterieren, Multi-Sheet Planungsdateien zu generieren und diese automatisiert an den jeweiligen dezentral Planungsverantwortlichen zu verschicken, dazu verwenden wir den neuen FLEX-Variator:

In der Variator Stammdaten-Liste werden jedenfalls die zu iterierenden Knoten (= Parameter 1-3) definiert, dazu der gewünschte Datei- und Sheetname sowie der Empfänger in Form einer Mailadresse. Alle anderen Felder sind optional und können für individuelle Stammdatenherleitungen auch erweitert werden.

Alternative: bei Verwendung der SharePoint-Verteilungsmethode wird anstelle der Mailadresse der Pfad zum SharePoint-Planungsordner des jeweiligen Planungsverantwortlichen hinterlegt. Natürlich kann anstelle eines SharePoint-Verzeichnisses auch ein „normales“ Netzverzeichnis angegeben werden.

Im nächsten Schritt werden die Parameter für die Iteration und den Mailversand definiert:

Auf die einzelnen Konfigurationsmöglichkeiten wird hier nicht näher eingegangen, nur soviel: der Pfad zum Master-Dokument wird hier definiert, dazu sind alle Steuerungsparameter für die Iteration dynamisch definiert. Formelbereiche im Master-Dokument werden bei der Iteration per „Copy + Werte einfügen“ entfernt und der Blattschutz mit Paßwort aktiviert. Somit erhält der dezentral Planende eine unkompliziert zu handhabende „Offline-Datei“.

Alternative: anstelle des XLSX-Formats können auch XLS-Planungsdateien erzeugt werden – oder einfach PDF-Berichtsdateien.

Gestartet wird der Verteilungsprozess bequem über das FLEX-Reporting! Excel Add-In – nämlich über den Button „XLS-X Generieren“:

Der Verteilungsprozess dauert für diese 64 Varianten etwa 2 Minuten, nach Fertigstellung erhalten wir folgende abschließende Kontrollinformationen:

In unserem Outlook befinden sich nun tatsächlich 10 gesendete E-Mails, an unseren ersten Planungsverantwortlichen in der Variator-Stammdatenliste, Herrn Hertwig Frank, wurde folgendes E-Mail versendet:

Wir öffnen nun den ersten Dateianhang und betrachten den Aufbau dieser generierten Variantendatei:

Entsprechend dem neuen Multi-Sheet Modus des FLEX-Variator! wurde die Planungsdatei „H1010 Corporate – Budget 2011.xlsx“ mit den insgesamt in der Variator-Stammdatenliste definierten 6 Arbeitsblättern für die 6 zu planenden Kostenstellen dieses Bereichs befüllt.

Die Verbindungen zur ursprünglichen Datenquelle für die Referenzwerte, in unserem Fall das PowerPivot Datenmodell im Planungs-Master, wurden wunschgemäß entfernt und die ursprünglich dynamischen Cubeformeln durch den Variator überspeichert.

Alternative: anstelle des Multi-Sheet Modus – hier wird aus dem Master das Ziel-Tabellenblatt herausgelöst – beherrscht der FLEX-Variator! auch weiterhin den File-Modus. Dabei wird das gesamte Master-Dokument mit allen darin enthaltenen Tabellenblättern iteriert und dabei pro Variante genau eine Variantendatei erzeugt und verteilt.

Wie nun die fertigen Plandaten wieder effizient zurück in das Datawarehouse kommen – das wird Inhalt eines zukünftigen Blogeintrags sein! Nur so viel ist schon verraten: ein Zurückschreiben direkt auf das PowerPivot Modell ist nicht möglich. Es gilt, möglichst automatisiert die Daten auf einen Planungscube oder eine relationale Datenbank zu schreiben …

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