Der Import von Excel Dateien aus MS Teams, SharePoint und OneDrive (for Business) ist nicht schwierig, wenn man weiß, daß (1) der Web Konnektor verwendet werden sollte und (2) wo die URL der Quelldatei abgefragt wird. Die folgenden Ausführungen sind für den Import einer XLSX Quelldatei aus MS Teams und der zugrundeliegenden SharePoint Document Library ausgelegt, der Import von Dateien aus OneDrive und OneDrive for Business funktioniert aber genauso.

Vielen Dank an Renate Schwenken für die Inputs, die zu diesem Blogpost beigetragen haben. :)

1. XLSX Quelldatei in MS Teams und SharePoint

Die folgende Excel Datei AW Fact Table.xlsx im MS Teams Kanal Allgemein des Teams Trainings soll in einer Power BI Anwendung angebunden werden:

Um die URL für die Verbindung festzustellen, wird im 3-Punkte-Menü der Datei der Eintrag Details aufgerufen ....

... und im Bereich Weitere Details mit dem Button Pfad die URL in die Zwischenablage kopiert:

Die URL der zu importierenden Datei lautet dabei im konkreten Fall folgendermaßen:

https://linearis.sharepoint.com/sites/Trainings/Freigegebene%20Dokumente/General/AW%20Fact%20Table.xlsx

Der erste Teil der URL ist die URL der SharePoint Seite des Teams Trainings, die auch die Document Library mit den den beiden oben gezeigten XLSX Files enthält:

https://linearis.sharepoint.com/sites/Trainings/

Wird diese URL im Browser aufgerufen, sehen wir die der MS Teams Oberfläche zugrundeliegende SharePoint Infrastruktur mit dem Folder General (dieser enthält die beiden XLSX Files):

2. Import der lokalen Datei mit dem "Excel" Konnektor

Für den späteren Vergleich laden wir die XLSX Quelldatei aus MS Teams zuerst in ein lokales Verzeichnis herunter und importieren diese "ganz normal" mit dem Excel Konnektor:

Nach der Auswahl des lokalen Pfades wird das zu importierende Objekt - im konkreten Fall die Tabelle FactSales - ausgewählt:

Zum Verständnis - für den Import werden die M-Funktionen Excel.Workbook und File.Contents verwendet:

3. Import mit dem "Web" Konnektor

Die Quelldatei kann in Power BI Desktop direkt aus MS Teams, SharePoint und OneDrive (for Business) mit dem Web Konnektor importiert werden:

Die zuvor ermittelte URL der Quelldatei ...

https://linearis.sharepoint.com/sites/Trainings/Freigegebene%20Dokumente/General/AW%20Fact%20Table.xlsx

... wird als URL für den Web Konnektor eingesetzt:

Die Auswahl des zu importierenden Objekts erfolgt analog zum lokalen Import:

Zum Verständnis - für diesen Import werden die M-Funktionen Excel.Workbook und Web.Contents verwendet:

4. Exkurs: Import mit dem "SharePoint Folder" Konnektor

Einen expliziten Konnektor für einzelne SharePoint Files gibt es also nicht, aber einen Konnektor für den Folder Import aus SharePoint. Die dabei angewendete M-Funktion heißt SharePoint.Files, denkbar ist auch die alternative Anwendung der M-Funktion SharePoint.Contents.

Der SharePoint folder Konnektor kann auch für den Import von einzelnen Files verwendet werden:

Eingesetzt wird die URL der SharePoint Seite ...

... und wir erhalten eine Liste mit allen Files der SharePoint Seite. Den Wizard für den Folder Import starten wir hier nicht, stattdessen rufen wir mit dem Button Transform Data ...

... den Power Query Editor auf. Durch Klick auf den Link Binary in der zweiten Zeile ...

und der anschließenden Auswahl des gewünschten Excel Objekts erhalten wir den Zugriff auf die gewünschte einzelne Importdatei. Wie im Advanced Editor zu sehen ist, wird für den SharePoint folder Import die M-Funktion SharePoint.Files verwendet. Diese Funktion liefert - wie oben zu sehen ist - eine Tabelle mit allen in dieser Document Library enthaltenen Files:

Alternativ könnte auch die Funktion SharePoint.Contents eingesetzt werden, diese Funktion liefert sämtliche Inhalte der SharePoint Seite (als nicht nur die Files):

Über mehrere Klicks kann auch bei dieser Variante die gewünschte Excel Importdatei ausgewählt werden, das resultierende M-Statement ist aber relativ lang und unübersichtlich:

Fazit

Für den Import von Excel Files aus MS Teams, SharePoint und OneDrive (for Business) muß lediglich die URL an der richtigen Stelle nachgeschlagen werden und diese in den Web Konnektor als Quelle eingesetzt werden. Zum Einsatz kommen dabei die M-Funktionen Excel.Workbook iVm Web.Contents (gg. File.Contents bei Import mit dem normalen Excel Konnektor aus einer lokalen Datenquelle).

Der Import über die M-Funktionen SharePoint.Files und SharePoint.Contents ist jedenfalls umständlicher, da diese Funktionen für den Folder Import ausgelegt sind und der Import einer einzelnen Datei umständlicher ist als bei der Verwendung des Web Konnektors und keinerlei uns bekannte Vorteile bietet.

Weiterführende Informationen

https://exceleratorbi.com.au/power-bi-and-sharepoint-terrible-together/

https://radacad.com/power-bi-get-data-from-multiple-files-in-a-folder-on-onedrive-for-business-no-gateway-needed