CFO-Portal in Office 365 – Neue Wege der Zusammenarbeit

Microsoft bietet mit der neuesten Generation des Cloudservice "Office 365" eine unkomplizierte Möglichkeit, mit dem darin inkludierten SharePoint 2013 die firmeninterne Kollaboration modern und vor allem effizient zu organisieren. Kurz gesagt: anstatt der gewohnten Flut von E-Mails für Routineinformationen im Berichtswesen und in der Planung werden die Informationen auf einem ansprechenden CFO-Portal für alle berechtigten Empfänger bereitgestellt. Und - je nach Unternehmenskultur - auch diskutiert und personalisiert ("Personal BI").

Ein CFO-Portal ist technisch gesehen eine sogenannte Team-Website innerhalb eines SharePoint basierten Intranets. Das heißt, der CFO richtet im Firmenintranet eine Subseite für die Agenden seiner Abteilung ("Finanzen") ein. Weitere Team-Websites werden am häufigsten vom CEO ("Vertrieb"), vom HR-Manager ("Personal") und vom CTO ("IT") eingerichtet. Alternativ kann das CFO-Portal auch separat neben einem Nicht-SharePoint-basierten Firmenintranet betrieben werden.

Das CFO-Portal wird vom Team des CFOs gestaltet (nicht von der IT) und befüttert und richtet sich an sämtliche Mitarbeiter im ganzen Unternehmen. Ein einfaches CFO-Portal wird in wenigen Stunden beispielsweise mit folgenden 4 Komponenten aufgebaut:

1. Finanzkalender
Dieses einfache Tool wird durch eine Taskliste im Hintergrund befüllt. Hier in der Demo werden die Termine für das Monatsreporting ("MR") und für die einzelnen Planungsstufen kommunziert.

2. Berichts- und Planungsdokumente
Die Document Libraries stellen eine Kernkomponente von SharePoint dar. Hier in der Demo wird eine solche zur effizienten Verteilung von Berichts- und Planungsdateien verwendet. Offline-Formate (PDF, XLSX, PPTX) können genauso bereitgestellt werden wie Online-Formate (Reporting Services, XLCubed, u.a.). Hier kann enorm viel an traditionellem E-Mail Verkehr eingespart werden zum Vorteil aller Beteiligten. Neben dem Berechtigungssystem bietet SharePoint 2013 ein sehr wertvolles Versionsmanagement sowie die neuen Folgen- und Teilen-Funktionen.

3. Umfragen
Hier wird mit "Ihre Meinung zum Planungsprozess" sehr einfach und effizient eine Umfrage unter allen dezentral Planenden im Unternehmen durchgeführt. Hier ist durchaus Mut notwendig! Eine offene Unternehmenskultur vorausgesetzt, können hier aber sehr wertvolle Rückmeldungen "aus dem Feld" gesammelt werden und die dezentralen Einheiten zum laufenden Verbessern animiert werden.

4. Pinnwand
Die Pinnwand ist eine sehr einfache Möglichkeit für das Team des CFOs, aktuelle Informationen (News) und Erfahrungen (Feedback) unkompliziert und informell zu veröffentlichen. Auch hier kann eine große Menge an E-Mails eingespart werden ("Diskussionen mit großem Verteiler").

Das ist aber nur ein Auszug der zahlreichen weiteren Möglichkeiten: Diskussionsforen ("Wer weiß was"), Wikis ("Handbücher, Dokumentationen"), Personalisierung mit OneNote ("Kritzeln auf dem Bericht"), Workflows ("Anträge, Genehmigungen") Blogs ("Ich weiß etwas") und viele weitere Anwendungen ("Apps") machen topmoderne Weblösungen längst für die (technik-affine) Fachabteilung umsetzbar.

Kurzevaluierung von SharePoint 2013 in Office 365

Aus unserer Sicht ist Microsoft mit der neuen 2013er-Generation von Office 365, speziell auch mit SharePoint 2013, erstmals der ganz große Wurf ins Web gelungen:

  • Optisch sehr ansprechend ("blau/weiss")
  • Starke Vereinfachung bisher komplexer Funktionen ("Folgen", "Teilen", "Offline"usw.)
  • Generell sehr intuitiv zu bedienen ("sprechende Buttons, Office Ribbons")
  • Auf allen Devices ("Laptop, Tablet, Mobile")
  • Starker Fokus auf die Personalisierung der Inhalte ("Personal BI")
  • Gelungene Verzahnung zwischen Online- und Offline-Lösung ("Hybrid")
  • ... und das Wichtigste: sehr performant!

Das Beste ist natürlich, daß für die Anschaffung von Office 365 keine eigene IT-Infrastruktur notwendig ist sondern lediglich eine Kreditkarte und innovative IT-Rahmenbedingungen im eigenen Unternehmen.

In unserer Praxis sehen wir immer häufiger, daß trotz anfänglicher Sicherheitsbedenken bereits Unternehmen mit mehreren hundert Arbeitsplätzen auf Office 365 in der Cloud setzen. Noch dazu ist das Preismodell sehr attraktiv - das kommt wiederum mittleren und kleinen Unternehmen zugute ("modernste IT für wenig Geld").

Frühere Beiträge:
/blog/2013/01/19/managementportal-mit-sharepoint-2010-umsetzen/
/blog/2013/02/02/reporting-services-berichte-auf-sharepoint-2010/

Quellen:
http://www.microsoft.com/austria/office365/?gclid=CLf6s9z3mrgCFQEQ3godeHIA3Q

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