SharePoint Dokumente in Outlook einbinden

Die Einführung eines modernen CFO-Portals bringt häufig die Skepsis mit sich, daß die Berichts- und Planungsdokumente dann nicht mehr wie gewohnt im persönlichen Posteingang archiviert werden können. Nun ja, immerhin können die via SharePoint verteilten Dokumente auf Knopfdruck in Outlook eingebunden werden und stehen dort auch bequem offline zur Verfügung. Das ist zwar auch ungewohnt, aber wohl nur kurze Zeit.

Der Vorgang ist sehr einfach. Document Library in SharePoint aktivieren und anschließend die Funktion „Verbindung mit Outlook herstellen“ ausführen:

 

Die folgenden Sicherheitsmeldungen bestätigen – und schon stehen die (berechtigten) Inhalte der Document Library in der persönlichen Outlook Umgebung offline zur Verfügung:

Wie gewohnt, bietet das Vorschaufenster von Outlook auch bei den SharePoint Listen lediglich einen Nur-Lesen-Modus. Zur Bearbeitung wird die gewünschte Datei doppelt geklickt, die Datei wird im lokalen Excel geöffnet, beim Speichern werden die Änderungen dann natürlich direkt nach SharePoint gespeichert.

Sehr praktisch auch die aus Outlook gewohnte „Ungelesen-Funktion“ im Kontext von Dokumenten: sobald neue Dokumente in der SharePoint Document Library veröffentlicht wurden, erscheinen diese als „ungelesen“ in blauer Schrift – analog zu einer neuen Mail im Posteingang.

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