Dos and Don`ts beim Verknüpfen von Excel Berichten mit PowerPoint: Teil 1 Dos

In dieser 2-teiligen Blogserie stellen wir die wichtigsten Dos and Don`ts zur Verknüpfung von Excel Berichten mit PowerPoint vor. Im ersten Beitrag wird die Standardlösung vorgestellt, die im Kontext eines regelmäßigen Reportings und dem damit verbundenen Bedarf einer Aktualisierung auf Knopfdruck zu empfehlen ist. Dazu werden die PowerPoint-spezifischen Automatisierungsfunktionen in den beiden Excel Add-Ins Zebra BI und chart-me XLS mit dieser Standardlösung abgeglichen. Im zweiten Beitrag werden wir die verlockenden aber für dieses Szenario nicht zielführenden Don`ts im Detail analysieren.

Ganz besonderen Dank möchte ich an Markus Wolff von unserer Partnerfirma chartisan richten, er hat uns das wirklich ausgeklügelte Know-How aus dem IBCS®-Umfeld und seine eigene umfangreiche Praxiserfahrung verständlich gemacht und uns das hier verwendete Musterdashboard RiverBoat 5 aus seinem Visualisierungstraining zur Verfügung gestellt. Vielen Dank an Holger Gerths von unserer Partnerfirma Hi-Chart, der dieses ausgeklügelte Know-How maßgeblich im letzten Jahrzehnt mit aufgebaut hat und in seinem Excel AddIn chart-me XLS systematisch umgesetzt hat. Und vielen Dank an Andrej Lapajne von unserer Partnerfirma Zebra BI, der mit seinem Webinar diese schwierige Thematik sehr griffig aufbereitet hat und in seinem Excel Add-In Zebra BI ebenfalls sehr schön umgesetzt hat.

Übersicht

  1. Die dynamische Verknüpfung mit der Excel Berichtsdatei wird am besten mit dem Befehl "Einfügen -> Inhalte einfügen -> Verknüpfung einfügen -> Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt" erreicht. Warum diese Option im Einfügen-Dialog von PowerPoint nicht leichter zugänglich platziert ist, ist zumindest für mich nicht nachvollziehbar.
  2. Ein unterschätztes vorgelagertes Thema ist die Handhabung der Pixelgröße und Auflösung des verknüpften Objektes, hier wurde im IBCS®-Umfeld extrem viel Know-How aufgebaut das wir hier kompakt wiedergeben dürfen.
  3. Excel Add-Ins wie Zebra BI und chart-me XLS bieten für die Verknüpfung fertiger Excel Berichte nach PowerPoint wichtige Unterstützung sowohl bei der Verknüpfung selbst als auch bei der Vorbereitung des (pixelgenauen) Seitenlayouts in Form von Templates.

1. Empfohlene Standardlösung

Technisch gesehen wird mit der empfohlenen Methode Einfügen -> Inhalte einfügen -> Verknüpfung einfügen -> Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt ein sogenanntes verknüpftes OLE-Objekt in PowerPoint eingefügt. Das bedeutet, der Zellbereich aus Excel wird pixelgenau als Vektorbild (im EMF-Format) eingefügt und das Bild kann auf Knopfdruck aktualisiert werden, etwa bei Änderungen in der Excel-Quelldatei. Ist die Verknüpfung nicht aktualisierbar (bspw. wegen Pfadänderungen) oder wird die Verknüpfung entfernt, dann wird das zuletzt erzeugte Vektorbild dauerhaft angezeigt.

Erstellung des verknüpften OLE-Objekts

Am besten wird in Excel ein Namensbereich für den zu verknüpfenden Zellbereich vergeben, da damit einerseits die Nachvollziehbarkeit besser gewährleistet wird und gleichzeitig eine automatische Dynamik erreicht wird, da nachträglich eingefügte / entfernte Zeilen und Spalten damit automatisch auch in den PowerPoint-Verknüpfungsbereich aktualisiert werden. Hier wurde der Namensbereich Monatsreporting definiert, nach dem Auswählen wird der zugrunde liegende Bereich markiert und dann einfach mit Strg + C in die Zwischenablage kopiert:

In PowerPoint darf jetzt nicht einfach "Strg + V" und auch keine der Haupt-Einfügeoptionen verwendet werden, sondern der Dialog Inhalte Einfügen ... aufgerufen werden:

Weiter mit Verknüpfung einfügen und Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt auswählen (bzw. Microsoft Excel-Diagramm-Objekt wenn in Excel ein Chart anstelle eines Zellbereichs kopiert wurde, siehe dazu auch etwas weiter unten):

Eingefügt wird ein verknüpftes OLE-Objekt, das ist ein auf Knopfdruck aktualisierbares Vektorbild im EMF-Format. In bestehenden PowerPoint-Dateien ist das OLE-Objekt leicht im Kontextmenü über die beiden Einträge Verknüpftes Worksheet-Objekt und Verknüpfung aktualisieren erkennbar:

Laufende Aktualisierung

Nach einer Änderung der Daten oder des Berichtslayouts in der Excel-Quelldatei kann das eingefügte OLE-Objekt in PowerPoint bequem über das Kontextmenü (siehe oben) aktualisiert werden. Weiters wird der Benutzer beim Öffnen einer PowerPoint-Datei mit einem verknüpften OLE-Objekt gefragt, ob die Verknüpfung aktualisiert werden soll (falls nicht erwünscht, kann hier auf Abbrechen geklickt werden):

Anders als bei einer "Excel-zu-Excel"-Formelverknüpfung braucht die Excel-Quelldatei nicht geöffnet zu sein, die Aktualisierung funktioniert so oder so.

Die im Zuge des oben beschriebenen Vorgangs automatisch in PowerPoint eingefügte Verknüpfung kann im Menü Datei unter Informationen -> Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten konfiguriert werden (der Menüpunkt ist bei einer neuen PowerPoint Datei erst vorhanden, nachdem die Datei gespeichert wurde):

Hier ist zu sehen, daß PowerPoint neben dem Dateipfad auch den Namensbereich als Datenquelle speichert, erzeugt wird ein Link vom Typ "Worksheet". Sollte die automatische Abfrage beim Öffnen der Datei zur Aktualisierung unerwünscht sein, so kann diese hier deaktiviert werden. Soll die Datenverbindung "gekappt" werden und das Vektorbild am aktuellen Datenstand dauerhaft eingefroren werden, so kann die Verbindung über die Option Verknüpfung aufheben entfernt werden:

Abschließend noch ein Blick auf die Erzeugung eines OLE-Objektes aus einem Chart in Excel (anstelle eines Zellbereichs).  Im Inhalte einfügen -> Verknüpfung einfügen Dialog steht jetzt (ausschließlich) die Option Microsoft Excel-Diagramm-Objekt (und nicht Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt) zur Verfügung:

Interessanterweise ist die erzeugte Verknüpfung auch hier vom Typ Worksheet, mit einem Bezug auf den Diagrammnamen im Pfad (analog zum Namensbereich):

Den Verknüpfungstyp Diagramm gibt es auch, diesen lernen wir im Teil 2 dieser Blogserie beim Copy & Paste als einen von drei Don`ts kennen!

2. Pixelformat und Auflösung handhaben

Der Zellbereich "Monatsreporting" aus Excel wurde in der oben beschriebenen Methode paßgenau in die PowerPoint Folie eingefügt. Das ist kein Zufall und wurde excel-seitig mit einem Pixelformat von 959 zu 719 vorbereitet. Die Pixelbreiten/-höhen der Spalten/Zeilen wurden hier aus Transparenzgründen in der ersten Zeile/Spalte sichtbar gemacht:

Die PowerPoint-Folie wurde im Menü Entwurf -> Foliengröße auf das Format 4:3 eingestellt:

Das entspricht einem Pixelformat von 960 x 720, das kann aus den Seitenformatangaben in cm und der Bildschirmauflösung (meistens 96 dpi) errechnet werden:

Ist das aus Excel verknüpfte Pixelformat kleiner (nicht: kleiner gleich) als 960 x 720, dann wird das OLE-Objekt mit einem Skalierungsfaktor von 100% eingefügt:

Nur bei einem Skalierungsfaktor von 100% stimmt die optische Darstellung pixelgenau mit dem Quell-Zellbereich in Excel überein. Daher sollte kein anderer Faktor verwendet werden sondern immer die Pixelgröße im Excel-Quellbereich entsprechend vorbereitet werden. Keinesfalls sollte das Seitenverhältnis des OLE-Objekts verändert werden, da es dadurch zwangsweise zu verzerrten Darstellungen kommt.

Ist der Quell-Zellbereich größer oder gleich als die Folie, wird das Objekt auf einen Faktor zwischen 1 und 100% verkleinert. Daher wurde der Zellbereich in Excel nicht mit 960 x 720 bemessen sondern um je 1 Pixel kleiner gemacht. Vielen Dank nochmals an Markus Wolff auch für diesen sehr nützlichen Praxistipp.

3. Automatisierung

3.1 Automatisierung  im Excel Add-In Zebra BI

In Zebra BI stehen 2 PowerPoint-spezfische Exportmethoden zur Verfügung. Der Befehl PowerPoint entspricht der Einfügeoption "Einfügen -> Grafik" in PowerPoint (siehe dazu Teil 2 dieser Blogserie) und der Befehl Verknüpfte PowerPoint entspricht der in diesem Beitrag unter Punkt 1 empfohlenen Standardmethode:

Als Optionen kann einerseits mit dem Befehl Neue Präsentation starten festgelegt werden, ob der nächste Exportauftrag in eine weitere neu angelegte PowerPoint Datei exportiert wird oder in die bereits bestehende aus dem letzten Exportauftrag. Andererseits kann die Slide Größe (entweder 4:3 oder 16:9) in Abstimmung mit dem im Excel Bericht verwendeten Pixelformat definiert werden. Beim Betätigen einer der beiden PowerPoint-Exportoptionen wendet Zebra BI folgende allgemeingültige Logik an:

  • Ist eine einzelne Zelle markiert (wie im Screenshot unten), so wird der definierte Druckbereich (Namensbereich "Druckbereich" in der deutschen bzw. "Print Area" in der englischen Excel Version) des Sheets exportiert. Ist in dem Sheet kein Druckbereich definiert, so wird die markierte einzelne Zelle nach PPT exportiert.
  • Ist ein Zellbereich oder ein individueller Namensbereich markiert, so wird dieser nach PPT exportiert.
  • Ist ein Chart oder eine Gruppe von Small Multiples markiert, so werden diese nach PPT exportiert.

In folgenden Fall ist ein einzelne Zelle im Sheet Report markiert und ein Druckbereich ist auch definiert (Zellbereich K2:X40):

Zebra BI erzeugt automatisch eine neue PowerPoint-Datei im Format 4:3 und fügt den Excel-Quellbereich perfekt positioniert als OLE-Objekt ein, leicht zu identifizieren über das Kontextmenü des Objekts. Die Skalierung auf 100% und die Ausrichtung links oben erfolgt ebenfalls über das Add-In, daher kann auch ein Zellbereich von genau 960 x 720 Pixel aus Excel übertragen und ohne manuelle Nachbearbeitung verwendet werden:

Zur Unterstützung bei der Gestaltung des pixelgenauen Seitenlayouts steht die Option Seite hinzufügen zur Verfügung, hier stehen derzeit 9 Standardlayouts zur Auswahl:

Diese Layouts haben alle gemeinsam, daß die Spaltenbreiten des Druckbereichs 960 Pixel und die Zeilenhöhen 720 Pixel (= PowerPoint Format 4:3) ergeben:

3.2 Automatisierung im Excel Add-In chart-me XLS

In chart-me XLS - der Test wurde mit der Version 2 und nicht der neueren Version 3 durchgeführt - steht die Option Kopieren zur Verfügung. Diese kann nur in Verbindung mit einem chart-me Template verwendet werden, da ein vordefinierter Namensbereich markiert und in die Zwischenablage kopiert wird. Das Einfügen in PowerPoint geschieht hier manuell in eine bestehende oder manuell angelegte PowerPoint-Datei (mit dem richtigen Seitenformat) nach der in diesem Beitrag eingangs beschriebenen Standardmethode (eine genaue Beschreibung findet sich im Manual zu chart-me XLS, das auch eine Quelle für diesen Blogbeitrag darstellt):

Zur Unterstützung bei der Gestaltung des pixelgenauen Seitenlayouts wird hier sehr übersichtlich in die Zielausgabe Bildschirm (= PowerPoint) und Papier (= Druck, PDF) gegliedert. Für die beabsichtigte Verknüpfung nach PowerPoint wählen wir also die Option Bildschirm:

Nach der Auswahl des gewünschten Layout-Typs werden im nachfolgenden Dialog neben der Anzahl der Botschaft- und Titelzeilen auch das gewünschte PowerPoint-Format (hier: 4:3) festgelegt:

Jetzt wird das eigentliche Template als neues Sheet in der Arbeitsmappe generiert, in der ersten Zeile und ersten Spalte werden wieder die Spaltenbreiten bzw. Zeilenhöhen dokumentiert:

Evaluierung

Einziger Nachteil der hier empfohlenen Standardmethode des verknüpften OLE-Objekts ist, daß die Schriften und Zahlen in ihren Proportionen unglücklich verändert werden, je kleiner die Schrift umso negativer der Effekt. Das ist seit vielen Office Versionen so und leider weiterhin auch in Office 2016.

Best Practices

Diese stammen allesamt aus dem IBCS®-Umfeld und werden hier von uns lediglich wiedergegeben:

  1. Verknüpfungsbereich in Excel: Namensbereich verknüpfen anstelle eines normalen Zellbereichs (wegen der Nachvollziehbarkeit und der Dynamik bei Änderungen im Zeilen-/Spaltenaufbau des Zellbereichs).
  2. Einfügemethode in PowerPoint: Einfügen -> Inhalte einfügen -> Verknüpfung einfügen -> Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt (bzw. ggfs. Microsoft Excel-Diagramm-Objekt beim Verknüpfen einer Grafik anstelle eines Zellbereichs)
  3. Der verknüpfte Zellbereich muß in 100% Skalierung angezeigt werden, da nur auf diese Weise eine pixelgenaue Übereinstimmung mit dem Excel-Quellbereich erreicht wird. Daraus folgen zwei zentrale Anforderungen:
    a. Die in PowerPoint benötigte Pixelgröße des Objektes muß in Excel vorbereitet werden. Dafür hat es sich bewährt, die Spaltenbreite und Zeilenhöhe des Verknüpfungsbereich in Pixel in einer Hilfsspalte/-zeile zu dokumentieren (und ggfs. mit einem Makro automatisch abzufragen).
    b. Der Zellbereich in Excel darf nicht größer sein als die Folie in PowerPoint. Üblicherweise entspricht das Format "4:3" einem Pixelformat von 960 x 720 px.
  4. Die automatische Aktualisierung sollte idR deaktiviert werden und nur gezielt aktualisiert werden. Die Datenverbindung sollte - je nach spezifischer Situation - aus einer PowerPoint-Berichtsdatei vor dem Verteilen entfernt werden, damit Berichtsempfänger keine unkontrollierten Aktualisierungen auslösen können und nicht verunsichert werden.
  5. Wird nur ein (starres) Bild und keine (aktualisierbare) Verknüpfung in PowerPoint benötigt, dann kann / sollte anstelle der Option "Einfügen -> Grafik" (Vorstellung im Teil 2 dieser Blogserie) die hier beschriebene Standardmethode verwendet werden und über die Link-Einstellungen die Verknüpfung nachträglich entfernt werden. In beiden Fällen wird eine Vektorgrafik im EMF-Format erzeugt, die Standardmethode hier hat aber den Vorteil, daß Bildgröße/-format aus Excel korrekt übernommen werden.

Quellennachweis

www.chartisan.com (primärer Know-How Transfer durch GF Markus Wolff)

zebrabi.com und zebrabi.com/powerpoint-presentations-with-zebra-bi-webinar-recording/

hi-chart.com (das Excel Add-In und das Benutzerhandbuch für "chart-me XLS")

support.office.com/de-de/article/Einfügen-eines-Excel-Arbeitsblatts-in-PowerPoint

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