Infos zum Webinar “Daten im Controlling mit data1.io einsammeln und mit Power BI auswerten”

Am 04. März 2021 haben wir das erste Webinar zu unserem neuen und innovativem Cloud Service data1.io gemacht.

data1.io ist eine cloud-basierte Software, mit der im Rahmen eines Datensammlungsprozesses (= Workflow) IST- und/oder PLAN-Daten von einer kleinen oder großen Anzahl von Personen (= User) automatisiert und mit einer excel-ähnlichen Oberfläche im Browser (= Excel Web Client) eingesammelt werden können. Die von den Usern erfassten Daten werden in einer einzigen Tabelle (= Faktentabelle) in der Cloud gespeichert und können von dort komfortabel und effizient mit der sogenannten ODATA Schnittstelle nach Power BI, nach Excel oder ERP/CRM/CPM Systemen weiterverwendet werden.

data1.io befindet sich derzeit im "Public Beta" Stadium, die Lösung kann aber bereits heute produktiv genutzt werden. Das Go Live ist für Juni 2021 geplant. Bitte beachten Sie, daß die nachfolgenden Screens einige Tage nach dem Webinar erstellt wurden und daher sinngemäß natürlich völlig übereinstimmen, die Eingaben und Datumswerte sind jedoch nicht ident.

1. Aufzeichnung und Einstieg

Die Aufzeichnung des vollständigen Webinars kann kann hier aufgerufen werden:

  • Begrüßung und Agenda > 3:25
  • Überblick > 5:09
  • Live Demo > 14:10
  • Preismodell und Angebot > 54:30
  • Fragen und Antworten > 57:48

Im Folienteil des Webinars wird nach der Agenda erst der den Überblick zum System data1.io verschafft - die Details entnehmen Sie bitte der entsprechenden Passage in der Aufzeichnung.

2. Public Showcases

Die Public Showcases kann jeder selbst ausprobieren, einfach unter app.data1.io registrieren ...

... und selbst ausprobieren (oder die entsprechende Passage in der Aufzeichnung ansehen). Aktuell haben wir 6 Public Showcases, die unsere Userin ("Berta") und wie gesagt jeder andere registrierte User auf der persönlichen Landingpage ansteuer kann.

Im Unterschied zu den privaten Anwendungen sind bei den Public Showcases die Workflow-Komponenten nicht aktiviert und damit auch nicht testbar. Im restlichen Webinar verwenden wir den simpelsten aber dafür sehr lehrreichen Showcase "Weekly Project Status" als private Anwendung.

3. Verwenden von data1.io zum Einsammeln und Power BI zum Auswerten der Daten

Jeder User, der im Rahmen eines data1.io Datensammlungsprozesses eingeladen ist, Daten zu liefern, erhält vom data1.io System automatisiert ein Einladungsmail mit dem Link sowie einigen begleitenden Informationen (der Inhalt des Mails kann vom Power User - hier "Paul" - frei gestaltet werden):

Nach der Registrierung landet unser User ("Robert") auf seiner persönlichen Landingpage mit je einer Kachel pro Datensammlungsprozess (= Workflow), zu dem der User - möglicherweise sogar von verschiedenen Unternehmen/Organisationen - eingeladen ist:

Nach dem Betreten ("Enter") der Erfassungsoberfläche wählt der User rechts im sogenannten "Dimension Tree" das Element aus, auf das Daten erfasst werden sollen und tippt links in die excel-ähnliche Oberfläche die geforderten Daten ein. In dieser Demo geht es um ein wöchtentliches Status Reporting von Projekten mit 3 IST-Zahlen für die laufende Woche und 3 PLAN-Zahlen für die kommende Woche. Zu jeder Zahl kann auch ein Kommentar erfasst werden. Die Erfassungsoberfläche ist sehr einfach, daher eignet sich dieser Showcase sehr gut zum Einstieg:

Der Power User ("Paul") möchte sich einen Überblick über den Umfang der Datenerfassung verschaffen und hat sich diese simple aber effektive Power BI Desktop Anwendung erstellt und dabei eine ODATA Verbindung zum data1.io Cloud Service hinterlegt. Die Anwendung ist noch leer, daher werden mit dem Button Refresh erst mal die aktuellen Daten abgeholt ...

... und nach ein paar Sekunden ist der aktuelle Erfassungsstand in Power BI übersichtlich visualisiert verfügbar:

Erfasst der User ("Robert") auch noch die Daten für die anderen beiden Projekte, dann wird der Power BI Report schon voller:

Zurück bei unserem User ("Robert"): nachdem die Daten für alle 3 Projekte im Verantwortungsbereich dieses Users erfasst sind, kann erst mal per Doppelklick auf eines der Summenelemente auch die aggregrierte Summe angesehen und kontrolliert werden. Nun möchte der User mitteilen, daß er auch tatsächlich fertig ist und betätigt den Finish Button rechts unten ...

... und bestätigt, daß dieser persönliche Workflow tatsächlich geschlossen werden soll:

Nun kann der User "Robert") die erfassten Daten zwar noch weiter ansehen, aber nicht mehr bearbeiten:

Auch der Power User ("Paul") sieht nun in der Workflow Auswertung (rechts oben), daß unser User bereits seinen persönlichen Workflow abgeschlossen hat:

4. Erstellen der ODATA Verbindung von Power BI zu data1.io

Alle erfassten Daten von allen UserInnen werden in einer einzigen Tabelle ("Faktentabelle") gespeichert und stehen dort bequem zur "Abholung" bereit - die User haben darauf natürlich keinen Zugriff, der/die Power User hingegen schon. Die einfachste Form der Übernahme der Daten in ein nachfolgendes (Berichts-)System ist der Download mit der CSV-Exportfunktion rechts unterhalb der Tabelle ...

... eleganter ist aber die Verknüpfung der Systeme mittels ODATA Feed:

Einfach die URL kopieren und in Power BI Desktop (oder auch in Excel Power Query) über die Funktion Get Data den ODATA Connector auswählen ...

... und die URL einfügen ...

... sowie die (selbst definierten) Credentials eingeben:

Im Navigator können jetzt die gewünschten Tabellen ausgewählt werden - neben der Faktentabelle ("Fact Table") ist auch der Dimensionsbaum ("DIM001") und mehrere Workflow-Tabellen für die oben gezeigte Power BI Anwendung relevant:

In Power Query werden einmalig pro Anwendung die folgenden Transformationen definiert:

  • Umbenennen der Queries = Tabellenname im Datamodel
  • Auswahl der relevanten Spalten pro Tabelle
  • Umbenennen der ausgewählten Spalten

Danach wird - wie in Power BI Desktop üblich - das Datenmodell mittels Beziehungen erstellt, die benötigten Measures definiert und die gewünschten Visualisierungen erstellt.

Weiterführend

Website und Registrierung: https://data1.io

Aufzeichnung: Webinar vom 04.03.2021

Kommen Sie bei Interesse an einer firmenspezifischen Produktvorstellung gerne auf uns zu!

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