Excel 2010 mit Azure SQL Datenbanken in der Cloud nutzen

Wir zeigen im folgenden Blogbeitrag, wie mit Excel und der neuen FLEX-Reporting Komponente „FLEX-Fields“ ohne weiteres Planwerte auch in die Cloud verspeichert und ausgewertet werden können.

Mit Windows Azure SQL Datenbanken besteht die hervorragende Möglichkeit, in wenigen Minuten eine SQL Datenbank in der Cloud anzumieten und einzurichten. Auf diese Weise können mit recht einfachen Mitteln verteilte Erfassungsprozesse mit „normalem Excel 2010“ realisiert werden – ohne nennenswerten IT Aufwand.

Vielen Dank an Roland Wagenleithner von Linearis und an Gerd Tautenhahn von saxess-software GmbH für die wertvollen Inputs und die anregenden Diskussionsimpulse.

Im ersten Schritt erzeugen wir die SQL Azure Datenbank „FLEXfields“, dazu ist lediglich ein Windows Azure (Test-)Account notwendig und ein wenig Know-How im Umgang mit SQL Server:

Nach der Anlage der Datenbank „FLEXfields“ öffnen wir diese jetzt mit dem Button „Verwalten“ im Azure Management Studio und wechseln in den Bereich „Entwerfen“ und legen die Tabelle T_FACT_WritebackFields an …

… mit den von uns benötigten Feldern (hier: AutoID, Datagroup, Datacategory, Dataunit, Dim01, Dim02, usw.). Vorerst ist die Rückschreibe-Tabelle natürlich noch leer:

Nach dieser Vorbereitung starten wir nun im zweiten Schritt unsere Excel 2010 Anwendung für die Personalplanung und starten die Planung des ersten Mitarbeiters „Meier Franz“:

Die IST-Werte in den ersten 9 Monaten des Jahres 2013 werden bequem mittels Cubeformeln aus dem MasterCube oder aus PowerPivot abgefragt und dienen als Referenzwerte für die Planung. Der Planungszeitraum startet mit dem Forecast der Monate Oktober bis Dezember 2013 und reicht über das Budgetjahr 2014 bis zur Mittelfristplanung der Jahre 2015 bis 2017 (gelbe Zellen). Rechts außen können Kommentare zu den Planungszeilen erfasst werden, diese sollen natürlich ebenfalls mit den Planwerten mitverspeichert werden.

Sobald die Planwerte des „ADM Meier Franz“ fertig erfasst sind, startet die Übernahme in die eingangs  angelegte Azure SQL Datenbank mit der im Planungsdokument hinterlegten FLEX-Fields Technologie:

Auf diese Weise wird Mitarbeiter für Mitarbeiter geplant. Über die Cubeformeln werden die jeweiligen IST-Werte angezeigt, vor dem Umschalten zum nächsten Mitarbeiter wird der „FLEX-Werte SCHREIBEN“ Button gedrückt und so die Planwerte in die Azure SQL Datenbank in die Cloud verspeichert. Die Erfassung kann dank Cloud über verschiedene Benutzer im und außerhalb des Unternehmens – etwa beim Steuerberater – erfolgen.

Die Definition, in welche Datenbank und in welche Tabelle (und in welche Felder) zurückgeschrieben wird, erfolgt im FLEX-Fields Definitionsbereich direkt im Planungsformular:

Hervorragenderweise können so herkömmliche lokale SQL Server („On Premise“) genauso wie Azure SQL Datenbanken („Cloud“) als Zieldatenbank erfasst werden – es reicht einfach, die entsprechenden Verbindungsdaten für Servername, Login und Password einzutragen. FERTIG!

Aktualisieren wir jetzt die Datenansicht der Rückschreibetabelle auf der Azure SQL Datenbank, dann enthält diese unsere Personalplanwerte aus Excel als leicht auswertbare Tabelle in der Cloud:

Im dritten und letzten Schritt erfolgt die Auswertung der derart befüllten Windows Azure SQL Datenbank mit einer einfachen Excel  2010 Pivottabelle. Dazu wird in Excel eine neue Datenverbindung zu einem relationalen SQL Server hergestellt mit den bereits bekannten Verbindungseinstellungen zur Azure SQL Datenbank …

… Datenbank und Tabelle auswählen …

… und PivotTable wie gewohnt erstellen:

Von jetzt an braucht die Pivottabelle nur noch aktualisiert zu werden – sobald neue Daten in der Cloud-Datenbank vorhanden sind, werden diese bequem ausgewertet.

Kritische Würdigung:

Windows Azure SQL Database ist noch ein junger aber bereits sehr weit gereifter Cloud Service von Microsoft. Die Herausforderung liegt technisch gesehen in der Performance für den Schreibvorgang, ohne weitere Optimierungsmaßnahmen ist dieser erst einmal relativ langsam. Organisatorisch gesehen liegt die Herausforderung im bewußten Umgang mit dem Thema der Vertraulichkeit und Sicherheit.

Auf der anderen Seite ergeben sich für Unternehmen, die – aus welchen Gründen auch immer – keinen lokalen SQL Server bereitstellen können/wollen, tolle neue Möglichkeiten „On Demand und Self-Service“ die noch dazu absolut leistbar sind.

Gerne beraten wir Sie bei der Evaluierung Ihrer individuellen Anforderungen.

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