Power BI bietet mehrere Möglichkeiten, um Excel und Power Pivot Anwendungen interaktiv mit dem Cloud Service PowerBI.com zu verbinden. Das Add-In Power BI Publisher for Excel ist aber mit Sicherheit die unkomplizierteste Methode, um Excel Berichte im Web und mobil an die Empfänger im Unternehmen zu verteilen.

Auf den ersten Blick erscheint die Möglichkeit, Excel Dashboards als Image - also als starres Bild - über das Web zu veröffentlichen, als wenig aufregende Möglichkeit zur Berichtsverteilung. Mit Power BI und dem entsprechenden Excel Add-In ist der Prozess aber so gut gelöst, daß die Verteilung von beispielsweise monatlich aktualisierten Dashboards auf diese Weise effizienter als durch Ausdrucken oder Verschicken von PDFs umgesetzt werden kann. Danke an Franz Wall für die Anregung zu diesem Blogbeitrag!

Installation des Excel Add-Ins

Am besten im eigenen Power BI Account einloggen und über den Download-Bereich den Eintrag Power BI Publisher für Excel anklicken, der Download der Installationsdatei für das Excel Add-In startet unmittelbar (alternativ kann das Excel Add-In auch hier heruntergeladen werden):

Nach der Installation der heruntergeladenen Datei steht in Excel das neue Ribbon "Power BI" zur Verfügung. Hier am besten gleich über den Button Profil am eigenen Power BI Account anmelden:

Aufbau des Excel Dashboards

Mit diesem Thema können natürlich ganze Blogbeiträge sowie Workshops und BI Projekte gefüllt werden. Das Dashboard für diesen Blogbeitrag ist eine Power Pivot Anwendung auf das CO- und BILLING-System des Unternehmens "Alpha AG". Die Zeit-Slicer links dienen zur Selektion des gewünschten Berichtsmonats, diese filtern die Cubeformeln mit denen die Abfragen für das Dashboard umgesetzt wurden. Die Visualisierungen - Waterfall-, Abweichungs- und Part-to-Whole-Charts - wurden mit dem Excel Add-In Zebra BI erstellt:

Veröffentlichen von Excel nach Power BI ("Anheften")

Ist das Excel Dashboard fertig zur Verteilung, dann zuerst den gewünschten Zellbereich markieren. In unserem Fall haben wir einfach den benannten Bereich Druckbereich ausgewählt ...

... und starten jetzt mit dem Button Anheften aus dem Ribbon Power BI die Veröffentlichung:

Danach werden wir gefragt, ob der markierte Zellbereich einem vorhandenen Dashboard hinzugefügt oder ein neues Dashboard erstellt werden soll. Wir wählen die zweite Option und nennen das neue Dashboard Power BI FINANZ-Dashboard:

Mit dem Button Anheftungs-Manager können wir den Überblick behalten,welche Zellbereiche aus der Excel Arbeitsmappe in welche Dashboards in Power BI veröffentlicht werden:

Mit diesen Informationen regelt das Add-In dann auch die laufende Aktualisierung bereits bestehender Dashboards:

Freigabe über den Power BI Cloudservice

Das "Anheften" in Power BI hat technisch gesehen einen Upload einer Bilddatei in den Power BI Cloudservice bewirkt, dieses Image steht jetzt - in recht guter Auflösung - im gewünschten Power BI Dashboard als sogenanntes Widget zur Verfügung. Natürlich kann dieses Image-Widget mit anderen interaktiven Visualisierungen im gleichen Dashboard kombiniert bzw. frei angeordnet werden:

Mit der Freigabe wird dem gewünschten Empfängerkreis der Zugriff auf das neue Power BI FINANZ-Dashboard gewährt:

Zugriff über die mobile App

Der größte Nutzen ist aber, daß die Informationen des Power BI FINANZ-Dashboard jetzt auch schon über die mobile Power BI App - verfügbar für Android, iOS und Windows Phone - verfügbar sind. Das neue Dashboard scheint ab sofort in der Dashboard-Liste der freigegebenen User auf:

Obwohl das Excel-Dashboard noch gar nicht für den mobilen Zugriff optimiert wurde, kann das Dashboard (zumindest im Querformat) auf Anhieb gut wahrgenommen werden ...

... mit Zoomen und ein wenig Scrollen können die Einzelinformationen wirklich gut konsumiert werden:

Fazit

Power BI bietet mehrere Möglichkeiten, um Excel- und Power Pivot Anwendungen mit dem Cloud-Service Power BI zu verbinden. Das Excel Add-In "Power BI Publisher for Excel" ist aber mit Sicherheit die unkomplizierteste Möglichkeit, bestehende Excel Dashboards im Web und mobil zu verteilen. Und zwar ohne etwas in Lizenzierung - es reicht die Free Version von PowerBI.com - noch in die Datenmodellierung investieren zu müssen.

Dashboards, die monatlich verteilt und nicht für zu viele Abteilungen iteriert werden, können auf diese Weise sehr effizient im Unternehmen verteilt werden. Natürlich müssen eventuelle Datenschutz-Bedenken gegenüber einer Cloud-Lösung wie Power BI im Unternehmen vorab geklärt werden, danach steht einem innovativem Berichtsverteilungsprozess nichts mehr im Weg.

Weiterführende Links

powerbi.microsoft.com/en-us/documentation/powerbi-publisher-for-excel/

powerbi.microsoft.com/de-de/excel-dashboard-publisher/

powerbi.microsoft.com/en-us/blog/analyze-in-excel-from-power-bi-publisher-july-update/

zebrabi.com/